Wednesday, April 3, 2013

Sorun Çözme Tekniklerinden Pareto Analizi, 80 / 20 Kuralı veya ABC Metodu


Sorun çözme tekniklerinden PARETO ANALİZİ

(80/20 kuralı)

 

Karar almak genellikle zordur. Pareto analizi verileri tasnif ederek karar alma işini kolaylaştırır. Pareto analizi, basit fakat problemin teşhis ve analizinde son derece etkili bir tekniktir.

           İtalyan iktisatçı ve sosyolog Vilfredo Pareto tarafından ortaya konulmuştur. Pareto işletmelerde çeşitli incelemeler yapmış ve aldığı sonuçları şu şekilde genelleştirmiştir:

 "Normal dağılımda sebeplerin en önemli %20’si, sonuçların %80’ini sonra gelen %30’u, sonuçların %15’ini ve geri kalan %50’si ise sonuçların sadece %5’ini oluşturmaktadır”. Maliyetin yaklaşık %80’ninin elemanların sadece %20’sinden kaynaklandığı veya servetin yaklaşık %80’inin nüfusun %20’sinin elinde olduğu gibi durumlar da bu konuya birer örnektir. 80/20 oranı yaklaşık ve sembolik bir değer olup elinizdeki veriye ve örnek olaya bağlı olarak oranlar aşağı veya yukarı değişebilir. Bu oranlar sebebiyle pareto prensibine literatürde “80-20”, “90-10 “ kuralı veya “70-30 “ kuralı da denir.

            Başka bir deyişle pareto analizi değişik sayıdaki önemli sebepleri, daha az önemde olan sebeplerden ayırmak için kullanılan bir tekniktir. Bu teknik karşılaşılan problemin veya konunun en önemli sebepleri üzerinde dikkati yoğunlaştırdığından ve önceliklerin belirlenmesine yardımcı olduğundan ekonominin dışında da her alanda kullanılabilir niteliktedir.
      
             Üzerinde çalışılacak veri listelenebilir olması ve yeterli sayıda kayıt içermesi Pareto prensibinin uygulanabilmesi için faydalı olacaktır. Zira veri kaydının az olduğu listeler üzerinde manual olarak da bir yorumda bulunmak mümkün olabilmekte, veri sayısı arttıkça verinin analizi zorlaşmakta ve ilave araçlardan faydalanma ihtiyacı ortaya çıkmaktadır.

Bu bağlamda elimizdeki kayıt kümesi insan gözüyle değerlendirilemeyecek kadar büyük olduğu fakat veriyi analiz etmeye ayırabileceğimiz kaynaklarımız kısıtlı olduğunda bu metoda başvurmak akla gelmelidir. Örneğin bir fabrika tarafından  müşterilerine ilişkin inceleme yaparak bazı yeni projeler uygulamaya koymak suretiyle fayda elde etmek istediğinde bu çalışmaya ayırabileceği kısıtlı iş gücü saati ve maddi kaynağı göz önünde bulundurarak müşterilerini parasal iş hacmi bakımından sınıflandırarak yalnızca belirli bir düzeyin üzerindeki müşterilere odaklanmalıdır. Ayrılan iş gücü saati ve maddi kaynağın yettiği sayıda müşteriye yönelik sonuçlar ve teklifler ortaya koyulması yeterlidir. Bu sayede kısıtlı kaynaklarla azami verim artışı elde edilmiş olacaktır. Getiri oranı harcanacak emek ve kaynağa oranla düşük olacağından diğer müşterilere ilişkin derinlemesine bir analize ve proje önermeleri üzerinde emek ve kaynak harcanması etkin olmayacaktır.

Yöntem nasıl kullanılır:

            Yöntemi kullanmaya başlamak için üzerinde çalışacağımız bilgileri içeren bir liste yaparız.  Bu liste üzerinde bizim için önemli olan değişkeni tespit ederiz. Bu önemli kritere göre büyükten küçüğe listeyi sıralarız. Önemli kriter olan değişkenin kümülatif toplamını alırız ve bunu orantısal olarak da belirtiriz. Elimizdeki veri sayısının yaklaşık % 20 lik kısımına karşılık gerek önemli kriter oranını eşleştirdiğimzde genellikle %80/%20 oranını  veya buna yaklaşık bir sonuç görürüz.

Adım adım bir ÖRNEK üzerinden anlatmak gerekirse:
            Bir restoranda müşterilerin şikayetlerini inceleyerek müşteri memnuniyetini artırmak için dikkatimizi vermemiz gereken alanları bulmaya çalışıyor olalım. Müşterilerimize anket yaparak şikayet edilen hususları ve bunların sayısını aşağıdaki tablodaki şekilde belirlemiş olalım. Öncelikle şikayet sayısına göre azalan şekilde veriyi sıralayalım.

Sıra Şikayet Şikayet Sayısı
1 Siparişin gelmesi uzun sürüyor 89
2 Siparişi almak uzun sürüyor 60
3 Yemekler çok yağlı 49
4 Garsonlar iyi hizmet etmiyor 36
5 Restoran ve masalar temiz değil 18
6 Porsiyonlar çok az 11
7 Hijyen kötü 9
8 Masada tuz,biber, peçete vs eksik 7
9 Çalışanlar nazik değil 7
10 Fiyatlar çok pahalı 5
11 Restoran çok soğuk 4
12 Işıklandırma yetersiz 2
13 Masa ve sandalyeler rahat değil 2
14 Havalandırma yetersiz 1
Toplam 300

Listenin sağına her bir şikayetin toplam şikayete oranını ve birikimli yüzdeleri gösterecek şekilde sütunlar ekleyelim.

Sıra
Şikayet
Şikayet Sayısı
 Şikayet %
Birikimli Şikayet %
1
Siparişin gelmesi uzun sürüyor
89
29.67%
29.67%
2
Siparişi almak uzun sürüyor
60
20.00%
49.67%
3
Yemekler çok yağlı
49
16.33%
66.00%
4
Garsonlar iyi hizmet etmiyor
36
12.00%
78.00%
5
Restoran ve masalar temiz değil
18
6.00%
84.00%
6
Porsiyonlar çok az
11
3.67%
87.67%
7
Hijyen kötü
9
3.00%
90.67%
8
Masada tuz,biber, peçete vs eksik
7
2.33%
93.00%
9
Çalışanlar nazik değil
7
2.33%
95.33%
10
Fiyatlar çok pahalı
5
1.67%
97.00%
11
Restoran çok soğuk
4
1.33%
98.33%
12
Işıklandırma yetersiz
2
0.67%
99.00%
13
Masa ve sandalyeler rahat değil
2
0.67%
99.67%
14
Havalandırma yetersiz
1
0.33%
100.00%
Toplam
300


Sonra da sorunları sınıflandıralım. Değerlendirme kişiye göre değişebilir ancak bu örnekte toplam 14 şikayet gerekçesinden yalnızca ilk 4 tanesi tüm şikayetlerin %78’ine denk gelmektedir. Sonraki 3 şikayeti de eklediğinizde şikayetlerin %90’ının sadece bu 7 husustan kaynaklandığı anlaşılmaktadır.

Pareto prensibi yalnızca bir sonuç göstermek için değil, çıkan sonuçlara göre kararlar alınmasına yardımcı olmak için kullanılmalıdır. Bu örnekten çıkarılan sonuca göre restoran sahibinin elindeki personel, zaman ve parasal kaynağa bağlı olarak en azından ilk 4 şikayet konusunda (sarı renkli) iyileştirici tedbirler alması beklenmelidir. Bu konularda alınan tedbirlerden sonra hala imkan varsa ikinci grup (turuncu renkli) şikayetler konusunda da bazı tedbirler uygulamaya koyabilir. Ancak bir sınır belirleyip artık iyileştirme çalışmasını o noktada bırakmalıdır. Örnekte az şikayet alan konularla da ilgilenilmesi restoran işletmesini başka faaliyetlerinde zaafiyete uğratma riski taşıyabileceği gibi elde edilecek marjinal fayda bakımından da etkin bir karar olmayacaktır.
ÖZET
Bu yöntemi hemen hemen hayatın her alanında uygulayabilirsiniz. Hatta aylık kredi kartı ekstrenizi, yıllık harcamalarınızı bile bu prensibe göre incelediğinizde gelirinizin çok büyük bir kısmının sadece birkaç harcama kalemine gittiğini göreceksiniz.  Dolayısıyla bir tasarruf yapmak istediğinizde bu birkaç kalemi hedef alarak neler yapabileceğinizi düşünmeli zaman ve emeğinizi bunlara yoğunlaştırmalısınız.
Aslında iş dünyasında da benzer mantıkla bir konu ele alınır ve pareto prensibine göre teşhis yapılıp, sorunun kaynağı olan en temel birkaç sebep üzerine  iyileştirme çözüm önerileri geliştirilir ve uygulanır. Daha az   önemli olan diğer sebeplere eğinilmeden başka bir alanda yeni bir konu ele alınır ve aynı prensiple bu süreç sürekli tekrarlanır. Bu sayede geliştirmeye ihtiyaç duyulan alanlarda kısıtlı kaynaklar verimli kullanılarak kısa zamanda sıçramalar yapılmak suretiyle “sürekli iyileştirme” dediğimiz model de uygulanmış olmaktadır.

Uğur Erdemir
Logistics and Acquisition Professional, Industrial Engineer
ugurerdemir1975@hotmail.com
  

Aynı zamanda;  karar verme süreçlerinde önemli etkisi ve faydası olacağına inandığım aşağıdaki konulara da bakmanız tavsiye edilir:
 
-  Yeni Nesil Lider Yöneticilik http://yeninesillideryonetici.blogspot.com.tr/

- Zaman Bankacılığı http://zamanbankaciligi.blogspot.com.tr/

- Kontrat Risk ve Motivasyon Faktörleri http://contractriskallocationandmotivation.blogspot.com.tr/

- Envanter Yönetimi, Stok Planlama Yöntemleri, Wilson EOQ Modeli ve Min-Max Kontrol Yöntemleri:

 

3 comments: